Medidas para la gestión de la información – I

listado de archivos

Si eres un profesional o persona que generas información, te habrás enfrentado al reto de trabajar con múltiples archivos.

En estas breves líneas que quiero convertir en una pequeña serie de post, voy a explicar cómo me he enfrentado a este reto de gestión de la información y como lo he resuelto, por si te puede ser útil.

Creo que en general nos enfrentamos a dos tipos de archivos:

a)      Los estáticos (no vivos): En general son documentos de referencia o fuentes de información con las que no vas a trabajar.

b)      Los dinámicos (vivos) = Todos aquellos documentos, archivos de datos, etc, que pertenecen a un proyecto que estás trabajando de manera individual o en equipo.

Los primeros no tienen ningún tipo de problema, o mejor dicho, el único problema que tienen es si vale la pena guardarlos. En mi caso tengo el Síndrome de Diógenes con los archivos y es que lo guardo todo… ¡como tengo espacio para que borrarlo! y como tengo la norma de “el que guarda siempre tiene” pues, así me pasa que acumulo y acumulo, pero de eso ya hablaré en otro post porque estoy decidido a solventar.

En segundo lugar los archivos de trabajo. Documentos de trabajo, hojas de cálculo, bases de datos, archivos de orígenes de datos, etc. que el trabajo diario hace que vayas modificando. Además la experiencia me ha enseñado que trabajar sin versionados de los mismos es una auténtica locura ¿alguna vez no habéis perdido unos párrafos de un informe que vendrían perfectos en ese momento? A mí sí que me ha pasado.

Por lo tanto después de muchas idas y venidas, he tomado una decisión a la hora de trabajar tomando esta dinámica:

1-      Sea el archivo del tipo primero o segundo, a todos les añado “-AAMMDD” (año-mes-dia). Así de esta manera sencilla los archivos estáticos podemos saber en qué momento los utilizamos y nos permite recordar la evolución del trabajo. Para los del tipo dos, nos permite generar versiones de trabajo en vivo de los documentos, pero no confundir con las versiones del documento “-vX”, convive con esto. Puede ser que acabes un capítulo, y en ese momento quieras tener un versionado cerrado.

2-      En el caso de trabajar en varios momentos del día con el mismo archivo, y querer aumentar la seguridad puedo añadir “-HHMM”.

3-      Suelo guardar 3 versiones del documento de trabajo, la actual y dos anteriores. Y vuelvo a indicar que no confundir con los versionados. Un versionado cerrado que no es el proyecto entero, lo guardo pero ya pierde la temporalidad. ¿Por qué tres archivos? Porque te aseguras vas a recuperar alguna idea que puedas haber desechado, y por lo más importante, todos tenemos fé que se volverá a abrir lo último archivo, pero a veces no es así, el archivo por causas que no podemos determinar pasa a estar corrupto (un mal volcado de memoria, que el soporte físico esté dañado y no lo sepamos, virus …), el caso es que lo perdemos y así mi experiencia me ha demostrado que en algunos momentos puntuales he podido seguir trabajando.

Espero que os sea útil, y si alguien utiliza otra técnica, por favor compartidla en el post, así todos aprenderemos.

Mariano Julián Rochina

Licenciado en Matemáticas por la Universidad de Valencia. Jefe del Servicio de Estadística, Evaluación y Calidad del Ayuntamiento de Alfafar. Profesor de Bioestadística en la Escuela de Enfermería de la Universidad de Valencia.

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